Iedereen moet zich bewust worden van wat zijn online voetafdruk is

Wat heb je aan de extreem beveiligde inrichting (EBI) in Vught, waar onder meer Ridouan Taghi gedetineerd is, als gevangenbewaarders de cel niet afsluiten? Niets. Zo is het ook met data. Je kunt data op alle mogelijke manieren beveiligen, maar als je zonder nadenken op een link klikt of een stickje met gevoelige informatie laat slingeren, zijn alle afspraken en maatregelen voor niets geweest. Dataveiligheid begint bij bewustwording: wat heb ik waar opgeslagen en wie kan daarbij?  

Ons dataverbruik heeft een enorme omvang bereikt (zie kader ‘Wist je dat’) en groeit exponentieel. Dat baart duurzaamheidsadviseur Agnes Otten zorgen. ‘Hoe meer je bewaart, hoe meer servers je nodig hebt en die servers kosten allemaal materiaal, energie en water om te koelen. Het opwekken van energie gaat gepaard met CO2-uitstoot. Het is digitaal afval en die neemt hand over hand toe, tenzij we ons gedrag veranderen. Dat gaat niet vanzelf; het vergt dat we onze medewerkers ‘digitaal geletterd’ maken. Daarmee bedoelen we dat onze medewerkers weten hoe ze het beste met data kunnen omgaan.’ 

Scholing 
Data bewaren begint met een goede structuur, zodat je weet waar je bestanden staan en snel kunt vinden wat je zoekt. Agnes: ‘Als je weet dat je data veilig staan, hoef je ze ook niet langer op meerdere plaatsen te bewaren, wat onnodig veel dataopslag vraagt en bovendien zorgt voor twijfel: wat was nou ook weer de laatste versie?’ Ze vermoedt dat maar weinig medewerkers weten waar ze hun bestanden moeten opslaan en wanneer ze bestanden kunnen weggooien. ‘Daar is ruimte voor verbetering. Zo zouden we nieuwe medewerkers beter kunnen informeren over hoe we bij Fontys omgaan met data. Zo’n training is er bij Fontys nog niet.’ 

‘Stop met cc’en!’ 
Het probleem met overvloedig datagebruik is: je voelt het niet. Om een AI-opdracht te kunnen uitvoeren is veel rekencapaciteit en dus veel energie in een datacenter nodig. Als gebruiker betaal je die energie niet. Er is feitelijk geen prikkel om af te wegen wat je wel en niet via AI opzoekt. Agnes: ‘Daarom is data detox nuttig. Allereerst om ons bewustzijn te vergroten, maar ook om een handelingsperspectief te schetsen. Veel mensen weten nu niet dat ze hun datagebruik kunnen beperken door bestanden allereerst in de daartoe voorbestemde applicaties, of in SharePoint of Teams, op te slaan en ze daar te delen in plaats van ze via de mail te versturen. Voor samenwerken: documenten delen in MS Teams. Voor delen van documenten voor iedereen: Fontys portalen (SharePoint). Communiceer via SharePoint (gezamenlijke platformen), dat is een goede vuistregel. En laten we stoppen met die cc-cultuur.’ 

‘Mijn huis en tuin ruim ik regelmatig op en gaan onnodige dingen naar de kringloop of worden gescheiden afgevoerd, maar digitaal doe ik dat eigenlijk zelden. Als het gaat om de data die ik op mijn werk en thuis bewaar, kan ik flink wat verbeterstappen zetten, ook al werk ik steeds meer via SharePoint, bijvoorbeeld Teams. En niet onbelangrijk, ik ga vanaf nu periodiek mijn mailbox opruimen.’ 

Dat onze houding ten aanzien van (ongebreideld) dataverbruik aan het veranderen is, ziet ze ook binnen haar eigen dienst Vastgoed & Facilities (V&F). ‘We zijn gestopt met het versturen van nieuwsbrieven, omdat ze naar een enorme groep gebruikers worden verstuurd – wat best veel energie kost – en weinig worden gelezen. Dat is verspilling van energie. We zetten voortaan al onze artikelen op een eigen intranetpagina van Fontys V&F. Dat wil overigens niet zeggen dat je alle nieuwsbrieven maar moet afschaffen. Sommige worden goed gelezen en helpen echt medewerkers te informeren en gedragsverandering in gang te zetten. Kortom: voordat je aan knoppen gaat draaien, achterhaal eerst data, zodat je weet waar de grootste vervuiling zit en stem met collega’s af dat digitaal werken ook minder vervuilend kan.’