'Minder data opslaan vergroot het werkplezier’

Ruben van Ess, docent sociale psychologie bij Fontys Toegepaste Psychologie, is een atypisch ‘geval’. Hij gebruikt namelijk extreem weinig data. In die zin is hij een vreemde eend in de bijt, beseft hij. ‘Wij hebben enquêtes gehouden onder Fontysmedewerkers. Daaruit bleek dat docenten waarschijnlijk de grootste verzamelaars van data binnen onze organisatie zijn. Ze zijn bang om onderwijsmateriaal weg te gooien, omdat het nog eens van pas zou kunnen komen.’

Veel docenten bewaren hun digitale lesmaterialen tot in lengte van dagen en vaak ook meerdere versies. Dat kost veel opslag – en dus CO2 en energie. Ruben: ‘En het is niet nodig. Als je in de cloud werkt, wordt automatisch de laatste versie van je werk bewaard. Bovendien heb je nog toegang tot eerdere versies. En mocht je ooit per ongeluk iets hebben weggegooid, dan kan I&T het nog tot 90 dagen na dato terughalen. Ik vermoed dat maar weinig medewerkers dat weten en dus slaan ze hun werk op, vaak op verschillende plekken.’ 

Minder werkplezier 
Ruben is nog om een andere reden interessant in dit verband. Als sociaal psycholoog weet hij namelijk het een en ander over gedragsverandering en juist gedragsverandering is cruciaal om zuiniger en veiliger om te gaan met data. Ruben: ‘Uit de literatuur komt naar voren dat mensen die veel data opslaan gelijkenissen hebben met mensen die fysiek veel spullen verzamelen. Ze hebben vaak dezelfde motieven om dat te doen, bijvoorbeeld dat het nog eens van pas zou kunnen komen. Denk aan zogenaamde hoarders: mensen die soms amper hun huis in kunnen omdat de hal vol staat bananendozen vol spullen. Ze denken: het kost me niks, ik heb er geen last van en misschien heb ik het nog eens nodig, dus laat ik het maar bewaren. Ze zijn bang iets van waarde te verliezen. Een andere factor die meespeelt is de omgeving. Als al je collega’s veel data bewaren, heb je zelf de neiging dat ook te doen. Dat is jammer want veel opslaan vermindert het werkplezier, weten we uit onderzoek. Je wordt er minder efficiënt en chaotischer van, waardoor het langer duurt om taken af te krijgen omdat je veel tijd kwijt bent met zoeken.’ 

Toen Ruben vijf jaar geleden in dienst trad van Fontys werd hem uitgelegd waar hij zijn documenten kon opslaan. ‘Maar dat was het dan ook. Er werd bijvoorbeeld niet bij gezegd of ik een bepaalde systematiek moest volgen. Je krijgt een inlog en opslag en mag het verder zelf uitzoeken.’ Voor sommige mensen zou dat het sein zijn om helemaal los te gaan met zaken bewaren, maar zo zit deze docent niet in elkaar. ‘Ik heb een terabyte aan opslag tot mijn beschikking en slechts 23 gigabyte opgeslagen: 2 procent van de capaciteit die ik heb. Het grootste bestand dat ik had opgeslagen was de opname van een quiz die we een paar jaar geleden hebben gehouden. Ik was vergeten dat bestand te wissen.’  

Fontys heeft de opslagcapaciteit voor medewerkers teruggebracht van 1 terabyte naar 100 gigabyte. ‘Volgens mij zou dat voor iedereen meer dan genoeg moeten zijn. Het is bovendien een goed signaal dat we kritischer moeten zijn op wat we bewaren.’ Overigens kan ook Ruben nog wel wat data verwijderen. ‘Ik heb nog verzonden en ontvangen mail van vijf jaar geleden, toen ik net in dienst was getreden. Die kan ook wel weg. Het staat op mijn to-do-list. Maar veel is het niet. Fontysmedewerkers kunnen 99 gigabyte aan mail en bijlagen opslaan en ik zit op 3,8.’ 

De limietbeperking is niet de enige maatregel die binnen Fontys wordt genomen, aldus Ruben. ‘Iedereen die studenten begeleidt, hield de voortgang van zijn studenten bij op zijn eigen manier, waarschijnlijk in een Excel- of Word-bestand. Zelf heb ik dat ook gedaan en heel eerlijk: ik weet niet of ik al die bestanden naderhand heb verwijderd. Met de invoering van ‘My coach’ komt een einde aan dat rondslingeren van dergelijke verouderde informatie. Het is een applicatie waarin SLB’ers alle informatie over de begeleiding van studenten op een veilige manier bewaren. De applicatie zorgt bovendien voor meer efficiëntie en minder chaos voor de docent. We krijgen ook een instructie in het gebruik ervan. Dat gaat ons zeker helpen.’